القدرة على المراسلة

غالبًا ما يكون لدى الناس خلط بين القدرة على المراسلة ( deliverability) وتوصيل (delivery) البريد الإلكتروني. في حين أن مشاكل delivery تعني أن ربما يكون هناك خطأ في قائمة البريد الإلكتروني، بينما القدرة على المراسلة تدل على ما إذا كان لديك إذن والمحتوي الذي ترسله ذا صلة أو لا.

Email deliverability هي وسيلة لقياس مدى نجاح حملات البريد الإلكتروني للوصول إلى البريد الوارد للمشتركين. وهو يتضمن أي شيء الذي يقترب من تسليم البريد الإلكتروني مثل مزود خدمة البريد الإلكتروني، تصفية البريد المزعج و الإرتداد ( bounces). ومن خلال HubSpot تتأثر القدرة على المراسلة للبريد الإلكتروني من خلال ۳ عوامل:

• مصدر العناوين: القوائم المستأجرة أو التي تم شرائها ليست ممارسة دائمة للبريد الإلكتروني. لأنك لا تعلم من هم الناس الموجودين على قائمتك، ما المشكلات والتحديات التي تواجههم. حتى لا تعلم ما إذا كانوا يرغبون في سماعك أم لا.
  
• الإذن المطلوب: إرسال البريد الإلكتروني بمثابة دعوة نفسك علي العشاء في منزل جارك، وتقول لنفسك كم يكونوا أسخياء معك لكنك لا تعرف هل هم مستعدون لزيارتك أم لا؟. ببساطة الناس لا يحبون المفاجآت. وطلب الإذن منهم ليس صعبًا ، يمكن أن يكون من خلال أي شيء مثل الإشتراك في النشرة الإخبارية أو طلب للتحميل أو من خلال كتاب إلكتروني. هناك العديد من الطرق التي من خلالها يمكن أن تحصل علي عنوان البريد الإلكتروني خاصةً إذا كنت تعرف مشكلاتهم.
  
• التوقعات المحددة: حتي وإذا كان لديك الإذن، فأنت بحاجة لأن تقول لهم ما يمكن توقعه. هل عروض البيع؟ أخبار يومية؟ بعض الرسومات التي يمكن أن يتوقعوها كل أسبوع؟ ومتى يتوقعون أن تجذبهم تجاهك وكم مرة ستكرر الأمر معهم؟. تحتاج أن تضع توقعات محددة مع المستلمين منذ اللحظة التي يفكرون فيها في الإشتراك معك حتى لا تفقدهم من خلال طول العملية.

كيف تبتعد عن القدرة على المراسلة السيئة

استخدم عملية تأكيد الإشتراك المزدوج

قد تؤدي عملية الإشتراك المزدوج إلي إبطاء العملية أو التقليل من قائمتك. ولكن من ناحية أخرى ستكون قائمتك صحيحة. مْن يقوم بالاشتراك في تلك العملية بالطبع هو مهتم بدرجة كبيرة للحصول على المحتوى والتفاعل معك بالصورة المطلوبة. أنت بصدد إنشاء قائمة من العملاء المحتملين ومن خلالهم ستحصل على عائد في الاستثمار مقابل الوقت والمجهود الذي بذلته معهم.

تجنب الكلمات المزعجة

أسهل الطرق لتجنب مرشحات رسائل البريد الإلكتروني المزعجة هي اختيار الكلمات التي تستخدمها في عنوان الموضوع بعناية. وهناك قاعدة مهمة للغاية : " إذا كانت الكلمات تبدو وكأنها من بائع سيارات مستعملة، فبالطبع تصنف على أنها من الكلمات المزعجة". مثل " مجانًا" ، " ضمان" و " لا إلتزام"... إلى آخره. في عالم email deliverability، يجب أن تراقب كل من عملية الاشتراك ،الغاءها ومعدل الرسائل الغير مرغوب فيها والعديد من المعدلات الأخرى. لن تعرف أبدًا عن نجاح حملة البريد الإلكتروني إلا إذا تتبعت من منهم تم استبعاده ولماذا حدث ذلك؟

قياس القدرة على المراسلة بعد الإرسال

بدون القياس فأنت تعمل كالأعمى، فإذا قمت بالقياس على نحو خاطئ فهذا سيؤدي إلى نتائج غير التي تتوقعها وقد تؤدي إلى كوارث في النهاية. عمومًا، هناك نوعان من القياس.من الممكن أن تتبع التفاعل من خلال النقر أو عدد الرسائل التي تم فتحها. وهذه الإجراءات الصغيرة تشير إلي أن المستلمين تم جذبهم بما يكفي للقيام بالأمر الذي ترغب به. والطريقة الأخرى يمكن أن تكون قياس معدلات الإتصال الخاصة مثل عدد الرسائل الإلكترونية التي حدث لها ارتداد "bounces" مع كل حملة و تصنيفها من ناحية المستلم والمحتوى .

رموز الإرتداد التي تبدأ ب4 تعني أنها مؤقتة وأنه يمكنك المحاولة مرة آخري، لكن من الممكن أن يتحول من ارتداد مؤقت و إلي ارتداد دائم إذا لم يصل خلال 72 ساعة. لكن تلك الرموز التي تبدأ ب5 تعني لا تحاول معها مرة آخري لأنك لن تصل أبدًا. في النهاية عليك أن تكون على وعي بالإرتداد من أين يأتي، مصدره، شكله، نوع التحويل.

افحص قائمتك

حتى إذا قمت ببناء قائمتك بطرق قانونية أو حصلت علي إذن من المستلمين، هذا لن يعفيك من أن تكون رسائلك ضمن الرسائل الغير مرغوب فيها إذا لم تقم بفحصها بشكل صحيح ؛ لأن مزود خدمة الإنترنت يضعون معدل الشكاوى من خلال المشتركين النشطين، وليس المشتركين ككل. لذا في المرة القادمة عندما تجد انخفاض في معدل التسليم، يجب أن تفحص قائمتك أولًا عن صلاحية كل من عناوين البريد الإلكتروني و الإذن الذي حصلت عليه من المشتركين. مهما كان عدد المشتركين في قائمتك تدريجيًا سيتحول معظمهم إلى مشتركين غير نشطين وبهذا تتعرض قائمتك إلى فخ الرسائل الغير مرغوب فيها. لذا قد يكون لديك المحتوى والتصميم المناسبين ومع ذلك رسائلك لا تصل إلي وجهتها.

تحقق من التنسيق، قواعد الإملاء وعلامات الترقيم

هل سبق لك أن استلمت رسائل البريد الإلكتروني تحتوي على الكثير من الحروف الكبيرة وعلامات التعجب مع الرسالة مثل " احصل على 50% من الآن !!!!! " وقمت بفتحها؟

ربما، لا. وقد يبدو هذا غير واقعي لكنه يحدث ؛ لأن 69% من مستلمي البريد الإلكتروني يبلغون عن عدم جودة المحتوي بسبب هذه الكلمات الغير مرغوب فيها إعتمادًا على عنوان الموضوع، بسبب هذه الكلمات الغير مرغوب فيها.

اطلب من المشتركين إضافتك إلى قوائمهم

إذا كنت متأكدًا من اهتمام المستلمين بالاستماع إليك، اطلب منهم أن يقوموا بإضافتك للقائمة البيضاء الخاصة بهم حتى لا يفوتهم أي رسالة منك وبالتالي تتجنب أثار الرسائل الغير مرغوب فيها للأبد.يمكن استخدام القائمة الرمادية مع الخادم.

استخدم الصور بحكمة

استخدام الكثير من الصور في التصميم أو استخدام صورة واحدة كبيرة قد يؤدي في النهاية إلى حصول رسالتك علي أنها من الرسائل الغير مرغوب فيها. بعيدًا عن ذلك، Microsoft Outlook لا يتعرف على الصور لذا تجنب ذلك واستخدم لون في الخلفية بدلًا من ذلك.

أرفق استمارة لتلقي الآراء

سيتيح لك هذا معرفة الكثير عن المشتركين. ما هي القضايا التي يوجهونها، وكيف ولماذا وضعوك في قائمة البريد غير المرغوب فيه.

عوامل خارجية قد تؤدي إلى مشاكل في القدرة على المراسلة

البريد الوارد ممتليء

من الممكن أن يكون الارتداد مؤشرًا نموذجيًا على أن البريد الوارد للمستلم ممتلئ ولهذا لايستطيع أن يستقبل المزيد من الرسائل. هناك القليل الذي يمكنك أن تفعله أمام هذه المشكلة هذا إذا لم يكن لديك وسيلة أخرى للاتصال بهذا الشخص لإخباره بأن البريد الوارد ممتلئ. وعادة ما تكون قادرًا على حل تلك المشكلة خلال عن طريق حذف رسائل البريد الإلكتروني الغير قيمة أو رفع نصيب البريد الإلكتروني.

تجاوز الحد

في جميع الخوادم المشتركة، عدد الرسائل التي يمكنك أن ترسلها في الساعة قيد إلي 250 رسالة في الساعة مع تقييد إضافي 50 مستلمًا لكل رسالة ( وهذا يشمل نسخة إلى نسخة و نسخة مخفية الوجهة إلي حقول). إذا حاولت تجاوز هذا الحد فستتلقي bounce من شأنه أن يخبرك بشيء من هذا القبيل " تجاوز النطاق domain.com" الحد الأقصي من رسائل البريد المسموح بها (250) في الساعة، تم تجاهل الرسالة. إذا أردت أن ترفع نسبتك في الرسائل يمكنك طلب ذلك من AMP ( حماية البرامج الضارة المتقدمة) الخاص بك.

رفض طلب الإذن

وهذا يعني أن خادم البريد المستلم يعتقد عن طريق الخطأ أنك محتوي غير مرغوب فيه أو برنامج ضار، وهو يحمي نفسه من خلال رفضه لأي محتوي صادر منك. لحل هذه المشكلة، ستحتاج إلي الإتصال بكل من يدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، أو من يستضيف عنوان بريدك الإلكتروني، في مكان ما على طول الخط، حتى لا يحصل الخادم الخاص بك على سمعة سيئة.

الإخفاق المؤقت: خطأ 400

الإخفاق بين 400 يعني أن الخادم المستهدف لا يقبل الإتصال، أو أن الخادم يرفض مؤقتًا قبول البريد، لكن ربما يقبله في وقت لاحق. وباستثناء العديد من موفري خدمة البريد الإلكتروني المجانية أو الجماعية، تسعى خوادم البريد الإلكتروني إلي إعادة المحاولة حتي 5 أيام قبل أن تستسلم. بعد 4 ساعات، يتم إرسال إشعار إلى المرسل كي يشرح لماذا حدث تأخير في استلام الرسالة، يتم بعدها إرسال رسالة فشل تسليم إلي المرسل.

كيف تؤثر الرسائل الغير مرغوب فيها والقدرة على المراسلة على الأعمال التجارية

قد تفكر بينك وبين نفسك بأننا نبالغ، أنها مجرد رسائل للبريد الإلكتروني!!! حسنًا، تبعًا ل Microsoft’s Justin Rao and Google’s David Reiley الرسائل الغير مرغوب فيها تكلف الاقتصاد العالمي مايقرب من 20 بليون دولار كل عام مما يؤدي إلي فقدان الإنتاجية، بينما مرسلي الرسائل الغير مرغوب فيها ككل جمعت حوالي 200 بليون في العام.

حقًا مبالغ ضخمة! لكن كيف يحدث ذلك؟

مرسل الرسائل الغير مرغوب فيها لا يتكلف تقريبًا عندما يرسل رسائل مجمعة إلي عشرات الآلاف من المستلمين غير الراغبين. فهو يحتاج واحد من كل 25.000 من مستلم الرسائل الغير مرغوب فيها أن يشتري الخدمة أو المنتج من خلال إعلانات الرسائل الغير مرغوب فيها حتى تكون مربحة بالنسبة له. عادةً، هذا النوع من الأرقام لن تعمل أبدًا في الحملات الإعلانية عبر البريد المباشر.

البريد الإلكتروني الغير مرغوب فيه يسبب هدرًا حقيقًا من وقت الموظفين. في المتوسط، يستغرق الموظفون حوالي 16 ثانية للإنتقال إلي كل بريد إلكتروني غير مرغوب فيه وحذفه ( المصدر: Nucleus Research). إذا لم يكن لدي الشركة خدمة حذف الرسائل الغير مرغوب فيها، فإن حوالي 70% مما يصل للموظفين يوميًا من الممكن أن يكون ضمن الرسائل الغير مرغوب فيها. لذا، 70% من (س) عدد الرسائل البريد الإلكتروني الواردة التي تأخذ 16 ثانية من عدد الموظفين في الشركة يساوي (ص) من عدد الساعات المهدرة للرجل يوميًا.

الرسائل الغير مرغوب فيها بإمكانها تدمير سمعة عملك، وبعيدًا عن مشاكل IP، قد يكون من المعروف عن علامتك التجارية أنها ذات رسائل غير مرغوب فيها، ومن المؤكد أن هذا سيخفض من مبيعاتك التي تؤثر على أرباح عملك. وبالإضافة إلى ذلك رسائل البريد الإلكتروني غير قانونية والأموال التي تقدم كتعويض عن ذلك قد تصل إلي ملايين.