النزاهة المالية

كل شخص داخل بيانات وليس فقط الفريق المالي للشركة لديهم مسؤولية التأكد من أن جميع أموال الشركة تنفق على نحو جيد، وكذلك السجلات المالية واضحة ويتم الاحتفاظ بها وتعديل المعلومات بها أولًا بأول.

في بعض الحالات، قد يتم تفويضك لشراء أو جمع أو إنفاق الأموال نيابة عن بيانات. عند القيام بذلك، عليك الإلتزام بإرشادات السلامة المالية الخاصة بنا. استخدم أفضل السبل و الأحكام لديك، أثناء الإنفاق وكُن على علم بحدود الإنفاق المسموح بها. يمكنك فقط إنفاق الأموال عندما تستدعي الحاجة أو يكون هناك تكاليف تستحق الفوائد.

أثناء مقارنتك للتكاليف والفوائد، عليك أن تفكر في الجودة، وما بعد الخدمة، و الموثوقية، والاستدامة، وقراءة أي شرط من الشروط المقدمة لك أثناء عملية الشراء، وكذلك عليك أن تتأكد من مدى شرعية هذا الشراء.

تنطبق هذه القواعد أثناء دخول في شراكة جديدة أو تجديد العقود الخاصة بنا، أو الاشتراك أو توقيع اتفاقية أعمال جديدة أو استئجار شركة جديدة.

يقع على عاتق قادة الفريق ضمان إنفاق أموال الشركة بشكل جيد من خلال تقاريرهم المباشرة، والموافقة على النفقات، وفحص الميزانيات، حتى لا نتجاوز الحد المسموح به في الإنفاق.

إنفاق الأموال

عند إنفاق الأموال نيابة عن بيانات، أو تقديم طلب للسداد، يجب عليك أن تتأكد من أن التكاليف معقولة، و مرتبطة مباشرة بأهداف العمل، وعليك كذلك الاحتفاظ بجميع الوثائق اللازمة من أجل تسجيل المعلومات المالية. حافظ جيدًا على الأسباب التي أنفقت من أجلها الأموال وأجعلها واضحة ومكتوبة بالتفصيل. في حالة أنك غير متأكد من إنفاق الأموال أو تقديم المصروفات لاسترادادها، يمكنك أن تتحقق من ذلك مع قائد فريقك. تأكد من إلتزامك دائمًا...إذا كان لديك أي سؤال، اتصل بالفريق المالي.

توقيع العقود

يجب ألا تلزم بيانات بأي نوع من أنواع النفقات دون الحصول على التصريح المناسب لذلك.  يجب ألا تتكلم بشأن المبالغ المستردة أو الدفعات المقدمة دون الرجوع إلى الفريق المالي.

في كل مرة تقوم فيها بالتوقيع على عقد نيابة عن بيانات، يجب أن يكون لديك الوثائق المعتمدة من قبل الفريق القانوني، وكذلك يكون لديك التفويض المطلوب في الوصف الوظيفي الخاص بك للقيام بهذا الأمر.

لتجنب المخاطر القانونية والضريبية والتجارية والمالية، تأكد من عدم توقيعك على عقد نيابةً عن بيانات إلا إذا كانت المعايير التالية موجودة:

• يحق لك القيام بذلك وفقًا لوصف وظيفتك وتحت سلطة التوقيع والموافقة. إذا لم تكن متأكدًا، يمكنك أن تسأل قائد فريقك.
• إذا تمت الموافقة على شروط وأحكام العقد من قبل الفريق القانوني ولم تقم بإجراء تغييرات على نموذج العقد أو استخدامه لأغراض أخرى.
• تتفهم تمامًا شروط العقد والشروط القانونية التي تجعل الشركة تلتزم بها وتأكد من أنها في صالح شركة بيانات.
• يجب أن تكون عقود بيانات في شكل مكتوب فقط. الاتفاقات الجانبية و الشفوية والمكتوبة، غير مسموح بها.

التقارير المالية

يجب ألا تتدخل أبدًا في تدقيق السجلات المالية لبيانات أو تقديم بيانات خاطئة حول أوقات التقارير أو النفقات أو أي سجلات أخرى للشركة. تعرف على سياساتنا المالية و إجراءاتنا. في حالة أصابك الشك تجاه أي سوء سلوك أو أي مخالفات تتعلق بالسلامة المالية، بغض النظر عن مدى صغرها، فأبلغ فريق بيانات القانوني بذلك فورًا.

خدمات الاستعانة بمصادر خارجية

تعتبر خدمات الشراء أو أي نوع آخر من التعاقدات المطلوبة من قبل الفريق إحدى مسؤوليات بيانات تجاه أعضاء الفريق. عند القيام بذلك، يجب أن يسعى المسؤول جاهداً للحصول على أفضل العروض لبيانات.

إذا كان السعر هو العامل الرئيسي، فقد تؤثر أشياء أخرى على قرارك النهائي مثل الجودة والخدمة والموثوقية وشروط وأحكام الصفقة. في حال كان لديك أي مخاوف، تكلم على الفور مع الفريق المالي للحصول على مزيد من الإرشادات.

الاحتفاظ بالسجلات

يوجد حد لحفظ المستندات سواء كانت بطريقة إلكترونية أو في شكل ورق. يجب ألا يتجاوز هذا الحد أبدًا القيود المتفق عليها من أجل توفير السعة التخزينية للوثائق الأكثر حداثة. نتوقع أن يلتزم كل فرد في بيانات بهذه القواعد والإرشادات. ضع في اعتبارك أنه يجب الاحتفاظ بأنواع معينة من المستندات مثل المستندات المالية والقانونية لفترة أطول من الوقت.

في حالة مطالبتك بالاحتفاظ بالمستندات بواسطة فريق قانوني أو مالي لفترات أطول، قم بذلك حتى يتم إعلامك بأن المستندات لم تعد ضرورية للاحتفاظ بها.

غسيل الأموال

غسيل الأموال هو العملية التي يتم فيها نقل الأموال من الأنشطة الإجرامية من خلال الأعمال المشروعة من أجل إخفاء أصلها الإجرامي.

عندما نواجه أنشطة غير قانونية، نتوقع من فرق بيانات تقديم التقارير بشأنها على الفور. ومع ذلك، يمكن أن يكون غسل الأموال غير واضح في بعض الأحيان. لهذا السبب عند مشاهدة نشاط غير عادي، قم بالإبلاغ عنه فورًا لدي الفريق القانوني.

بعض علامات التحذير يمكن أن تكون:

• تحويلات أموال كبيرة من أو إلى دول أجنبية.
• العملاء الذين يتجنبون الاحتفاظ بالسجلات، ويقدمون معلومات غير كاملة.

الرشوة

في العمليات اليومية، قد يُطلب منك قبول أو تقديم رشوة من أجل إنجاز بعض العمليات التجارية. تحت كل الظروف، الإجابة هي لا. بيانات هي شركة تتمتع بسمعة مرموقة والتي بنيت على الأصالة، وانتهاك القوانين من خلال الرشوة يمكن أن يسبب لها أضرار جسيمة.

بغض النظر عن قوانين البلد أو تقاليدها، يُحظر دفع رشوة لنا. التزم بقوانين مكافحة الرشوة ومكافحة الفساد وألا تعد أو تقبل أو تدفع أي شيء ذي قيمة للتأثير على حكم أو تصرفات الآخرين. يمكن أن تأخذ الرشوة أشكالًا متعددة، مثل هدية أو عرض عمل رائع أو رحلة أو مساهمة خيرية. كل هذه الأشكال يمكنها أن تكون رشوة إذا عُرضت في مقابل الحصول على معاملة خاصة. قبل تقديم هدية لأي مسؤول حكومي، تأكد من التزامك بالإجراءات اللازمة. إذا كان العرض مسموحًا به، فابقِ على تحديث التسجيلات بالنفقات.

يحظر أيضًا تسهيل و تسريع الروتين الحكومي ويجب عدم دفعه بغض النظر عن عادات البلد أو المبلغ المدفوع.

ما نتوقعه:

• نتوقع أن يلتزم كل فرد في بيانات بسياسات التمويل والنفقات الخاصة بنا.
• إنفاق أموال الشركة بحكمة وقبول فقط العروض التي تستحق الإنفاق.
• ساعدنا في الحفاظ على سجلاتنا القانونية والمالية دقيقة وكاملة.